軽貨物の日報はアプリでOK？紙との違い・無料PDFを解説

軽貨物の日報は、紙で手書きしなければならないのでしょうか。毎日の業務記録を少しでも簡単にしたい人にとって、スマホアプリは選択肢の一つです。

必要な項目を正しく記録・保存できれば、紙だけでなく電子的な方法も利用できます。この記事では紙とアプリの違い、選び方、保存時の注意点を比較します。

軽貨物の日報はスマホアプリでも記録できる？

軽貨物の業務記録は電磁的方法でも作成・保存できます。ただし、アプリを使うだけで義務を満たせるわけではありません。必要な項目を記録し、後から確認できる状態にすることが重要です。

義務化の対象や記録項目、保存期間については軽貨物の日報は義務？業務記録・保存期間の解説で詳しく紹介しています。

※履歴確認などの機能はアプリによって異なります。スマホでは表を横にスクロールできます。

スマホ操作が苦手な人や、通信環境に左右されずに記入したい人には紙が使いやすい場合があります。一方で、用紙の整理や保管場所の確保が必要です。

仕事の合間に入力したい人や、過去の記録をスマホで確認したい人に向いています。時刻の記録や走行距離の計算を補助する機能があれば、手入力の負担を減らせます。ただし機能はアプリごとに異なります。

業務開始・終了の日時と場所、走行距離、休憩や経過地点など、必要な情報を残せるか確認しましょう。点呼記録は業務記録とは別に管理すべき項目があるため注意が必要です。

Amazon Flexなどで1日に複数のブロックを受ける場合、実際の業務内容に合わせて記録できるか確認しましょう。

時刻や距離の入力を間違えた場合に、正しい内容へ修正できると便利です。記録は実際の業務に即して残しましょう。

端末の故障や機種変更に備え、CSVなどで出力できるか、バックアップと復元ができるかを確認しましょう。

無料か有料かだけでなく、毎日の入力に何回操作が必要かも比較ポイントです。継続して使えることが重要です。

記録するタイミングを後回しにすると、休憩や開始時刻を忘れやすくなります。可能な限り業務の流れに沿って入力しましょう。また、電子保存でも必要な期間にわたって記録を確認できるようにしておきましょう。

軽バンログでは、軽貨物ドライバー向けWebアプリ「黒ナンバー日報」を公開しています。業務前後の点呼、業務開始・終了、休憩、経過地点、ODOメーターなどを仕事の流れに沿って記録できるようにしています。CSV出力やGoogle Driveを利用したバックアップにも対応しています。

現在は無料β版です。機能や使い方は黒ナンバー日報の紹介ページで確認できます。

※アプリの利用にあたっては、必要な項目が記録できているかを利用者自身でも確認してください。

電子的な記録・保存が認められているため、一律に印刷が必要というわけではありません。必要なときに記録を確認できる状態にしておくことが大切です。

必要な項目を適切に記録・保存できるなら、専用アプリであること自体は必須ではありません。ただし記録漏れや保存忘れには注意が必要です。

紙で記録したい方向けに、A4サイズ・1日1枚の「軽貨物業務日報」テンプレートを用意しました。業務の開始・終了、経過地点、休憩・待機、配送内容、事故・異常、点呼の記入欄があります。印刷して手書きで利用できます。

※この用紙は記入用の参考様式です。点呼記録などは法令上必要な項目を別途確認し、実際の業務に応じて記録してください。手書きが面倒な場合は黒ナンバー日報アプリも利用できます。

紙の日報は手軽に始められ、スマホアプリは入力や履歴確認の負担を減らせる可能性があります。どちらを選ぶ場合も、必要な情報を正確に残し、適切に保存することが重要です。

スマホでの記録を検討している人は、黒ナンバー日報を無料で試してみるのも一つの方法です。